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Grundlagen und Anforderungen für das heimische Arbeitszimmer
Arbeiten von zu Hause aus oder “Home-Office” ist nicht nur seit der Corona-Pandemie eine gebräuchliche Praxis. Selbstständige, Freelancer und viele Angestellte sind bereits mit den Herausforderungen und Vorteilen des heimischen Büros vertraut. Von Büroarbeiten über Computerarbeit, Buchhaltung bis hin zur Kundenbetreuung erfüllen sie eine Vielzahl ihrer Arbeitsaufgaben von zu Hause aus. Aber was muss bei der Einrichtung eines Arbeitszimmers beachtet werden?
Ein Raum speziell für die Arbeit
Es ist ideal, ein separates Zimmer einzurichten, das ausschließlich beruflichen Zwecken dient und keine persönlichen Gegenstände enthält. Wenn diese strikte Trennung nicht möglich ist, können Sie die gesamten Kosten für das Arbeitszimmer nicht steuerlich geltend machen. Die Berechnung der abzugsfähigen Kosten hängt von der Nutzung ab und kann auf Quadratmeterbasis ermittelt werden. Die korrekte Ermittlung und Abgrenzung der Kosten für das Arbeitszimmer von privaten Ausgaben ist entscheidend.
Selbstständige können Kosten wie den anteiligen Mietzins, die Nebenkosten und die Einrichtungskosten des Arbeitszimmers steuerlich absetzen. Buchhaltungssoftware oder Steuerberater kann helfen, diese Kosten bei der Ermittlung des Unternehmensgewinns zu berücksichtigen.
Die Auswahl des Arbeitszimmers
Wer nur gelegentlich von zu Hause arbeitet, kann spontan in Küche oder Wohnzimmer sitzen. Aber auf Dauer ist das keine Lösung. Welches Zimmer permanent als Arbeitszimmer genutzt werden soll, kann eine schwierige Frage sein. Faktoren wie die Lage des Zimmers, ein separater Eingang für Kundenbesuche, eine ruhige Umgebung, die Größe des Raumes und eine gute WIFI- und Mobilfunkverbindung sind wichtige Überlegungen. Es ist auch wichtig, dass sich Selbstständige in ihrem Arbeitszimmer wohl fühlen, um produktiv und effizient arbeiten zu können.
Einrichten des Arbeitszimmers
Arbeitszimer: Auf die Ausstattung kommt es an
Die Einrichtung des Arbeitszimmers ist der erste Schritt, bevor es genutzt werden kann. Insbesondere die Investition in Möbel und IT-Hardware kann erheblich sein. Die Büromöbel müssen den Anforderungen des Home-Office gerecht werden, funktional sein und auch repräsentative Aufgaben erfüllen, wenn Kunden empfangen werden.
Die Bereitschaft, in neue Möbel für das Arbeitszimmer zu investieren, ist jedoch eher gering. Im Jahr 2020 beabsichtigten nur etwa 1,3 Prozent der Befragten, in den nächsten zwei Jahren Möbel für das Arbeitszimmer zu kaufen. Im Gegensatz dazu gaben 64,02 Prozent an, keine solchen Pläne zu haben.
Tipp: Viele Arbeitgeber bieten eine finanzielle Unterstützung beim Einrichten des Home-Offices ein. Fragen Sie einfach, vielleicht erhalten Sie so einen Zuschuss zu Ihren privaten Investitionen.
Ergonomische Möbel: Investition in die eigene Gesundheit
Ergonomische Möbel haben einen positiven Einfluss auf die Gesundheit, insbesondere auf die Rückengesundheit und die Gelenke. Längeres Sitzen in einer ungünstigen Position kann zu gesundheitlichen Problemen führen, die im schlimmsten Fall zu längeren Ausfallzeiten oder sogar zur Berufsunfähigkeit führen können. Ergonomische Möbel und regelmäßige Bewegung sind die besten präventiven Maßnahmen gegen Rückenprobleme oder gar chronische Rückenschmerzen.
Arbeitsumfeld und Arbeitssicherheit im heimischen Büro
Neben der steuerlichen Absetzbarkeit und den Einrichtungsaspekten ist es auch wichtig, die Bedingungen für ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu berücksichtigen. Die Einhaltung ergonomischer Standards, ausreichendes Licht, angenehme Raumtemperaturen und Lärmreduzierung sind entscheidend für die Arbeitsproduktivität und das Wohlbefinden. Außerdem sollte das Arbeitszimmer, wenn möglich, ausreichend Platz für Bewegung bieten, um den physischen Belastungen durch langes Sitzen entgegenzuwirken.
Die Rolle von Technologie und digitalem Equipment
In der digitalen Ära ist die Bedeutung von hochwertigem technologischen Equipment nicht zu unterschätzen. Von stabilen und schnellen Internetverbindungen über ergonomische Tastaturen und Mäuse bis hin zu leistungsstarken Computern und bequemen Headsets – all dies kann einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitseffizienz und -zufriedenheit haben. Hinzu kommen IT-Sicherheitsaspekte. Auch bei diesem Punkt können Selbstständige die Kosten für diese Investitionen steuerlich absetzen.
Vorgaben für das Arbeitszimmer
Besser ein festes Arbeitszimmer einrichten, das senkt den Stresspegel
Zusätzlich zu den oben genannten Punkten müssen bestimmte rechtliche Vorgaben beachtet werden. Dazu gehört, dass das Arbeitszimmer in der Regel einen eigenen Raum darstellen muss, der hauptsächlich für die berufliche Tätigkeit genutzt wird. Eine bloße Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer ist in der Regel nicht ausreichend. Zudem muss das Arbeitszimmer abgeschlossen werden können und darf nicht gleichzeitig als Durchgangszimmer genutzt werden.
Steuerliche Aspekte
Es ist auch zu beachten, dass der maximale in Deutschland für ein häusliches Arbeitszimmer absetzbare Betrag nur für ein Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung gilt. Wenn das Zimmer jedoch nur gelegentlich für die berufliche Tätigkeit genutzt wird, können die Kosten für das Arbeitszimmer in der Regel nicht abgesetzt werden. Für genaue Informationen sollte jedoch immer ein Steuerberater oder das zuständige Finanzamt konsultiert werden.
Berechnung der steuerlichen Absetzbarkeit des Arbeitszimmers
Um die steuerliche Absetzbarkeit jedes einzelnen Kostenpunkts zu ermitteln, muss zunächst geprüft werden, ob eine steuerliche Absetzung möglich ist. Dann wird die genaue Höhe der abzugsfähigen Kosten bestimmt. Ein Beispiel könnte die Miete sein. Wenn die monatliche Kaltmiete für eine 100 Quadratmeter große Wohnung 900 Euro beträgt und das 10 Quadratmeter große Arbeitszimmer ausschließlich beruflich genutzt wird, könnte ein angemessener Ansatz die Berücksichtigung von zehn Prozent der Mietkosten sein (900 Euro x 10/100 = 90 Euro).
Zusätzlich profitieren Angestellte von der Home-Office-Pauschale. Aber, Achtung: Wer diese in Anspruch nimmt, muss im gleichen Umfang auf die Pendler-Pauschale verzichten. Steuerlich kann das ein Nachteil sein. Daher sollten alle Interessierte genau prüfen, ob sich ein Arbeitszimmer finanziell lohnt und ab wann es wirklich erforderlich ist. Im Zweifelsfall kann ein Steuerberater weitere Tipps geben.